تفاوت‌های زبانی چالشی مشترک در تعاملات و ارتباطات بین المللی است و می‌تواند مانع از ایجاد ارتباط موثر شود. در این پست چندین استراتژی کاربردی برای بهبود ارتباط و مقابله بر چالش‌های ارتباطی در کسب و کارهای بین المللی را لیست می‌کنیم:
1. آهسته و واضح صحبت کنید.
بر وضوح بیان خود تمرکز کرده و سرعت بیانات خود را کمتر کنید. حتی اگر در ارتباطات خود تحت فشار نیز باشید، هیچ‌گاه برای انتقال پیام خودعجله نکنید. با عجله در صحبت کردن احتمال طولانی شدن مکالمه نیز افزایش می‌یابد و نیز احتمال دارد طرف مقابل در درک منظور شما دچار سوء تفاهم شود. پس برای جلوگیری از سردرگمی و صرفه جویی در وقت خود و طرف مقابل‌تان سعی کنید به آرامی صحبت کنید.
2. به منظور شفاف‌سازی سوال کنید.
اگر 100٪ مطمئن نیستید که گفته های طرف مقابل‌تان را درک کرده اید، مودبانه برای روشن شدن موضوع از طرف مقابل سوال کنید. از اینکه فرض کنید آنچه گفته شده است را درک کرده اید اجتناب کنید.
3. درک طرف مقابل را بررسی کنید.
بررسی کنید که هر دو طرف از آنچه گفته شده است درک کامل و مشترکی داشته باشند. مهارت‌های گوش دادن انعکاسی را برای بررسی تفهیم دقیق گفته های خود تمرین کنید. برای مثال پس از شنیدن صحبت‌های طرف مقابل در مورد آن این‌گونه بگویید که: “همانطور که من فهمیدم منظور شما این است که …”، همین‌طور به جای استفاده از عبارت سوالی “آیا گفته های من برای شما روشن بود؟” می‌توانید از عبارت سوالی “از گفته های من چه فهمیدید؟ یا چه برداشتی دارید؟” استفاده کنید.
4. از به کاربردن اصطلاحات اجتناب کنید.
زبان کسب و کار اغلب کتابی است و در نتیجه فرهنگ خاص خود را دارد. اصطلاحات با ترجمه به زبان‌های دیگر مفهوم اصلی خود را از دست می‌دهند. به عنوان یک قانون کلی بهتر است، تا حد امکان از به کاربردن اصطلاحات اجتناب کنید.
5. در استفاده از کلمات اختصاری دقت کنید.
ممکن است برخی از کلمات اختصاری که مفهوم آن برای شما کاملا مشخص است، توسط دیگران درک نشود. پس اگر از آنها استفاده کردید، در پرانتز توضیحات مورد نیاز در مورد آن را ارائه دهید.
6. اصول اولیه کسب و کار را تعریف کنید.
از نظر بین المللی عبارت‌های کسب و کار ممکن است مفاهیم مختلفی را برای افراد مختلف منتقل کنند. پس بهتر است ارتباطات نخستین خود را صرف تعریف عبارات و کلمات مورد استفاده خود کنید و برای رسیدن به واژگان مشترک تلاش کنید.
7. خاص باشید.
انتظارات و ضرب العجل خود را به وضوح توضیح دهید. به جای “لطفا این را در مدت کوتاهی برایم ارسال کنید” بگویید “لطفا گزارش کامل را تا ساعت 5 بعدازظهر به وقت تهران روز چهارشنبه 25 دسامبر، ایمیل کنید.”
8. راه ارتباطی بهتری را انتخاب کنید.
راه ارتباطی مناسبی (مانند تلفن و یا ویدئو کنفرانس، ایمیل، پیامک و غیره) را انتخاب کنید. در شرایط مختلف و برای انتقال پیام‌های مختلف می‌توان از راه های ارتباطی مختلفی استفاده کرد؛ همیشه سعی کنید کانال ارتباطی مناسبی را برگزینید.
9. صبور باشید.
ارتباطات میان فرهنگی به زمان بیشتری نیاز دارد. ممکن است در ابتدا نتوانید به آسانی به انتظارات خود دست یابید، اما مطمئن باشید با تلاش و پشتکار خود می‌توانید برای رسیدن به اهداف خود گام های بلندی را بردارید.
